L'esperto risponde. Rubrica dedicata ai vostri quesiti.

letto 280 voltepubblicato il 24/07/2020 - 15:45 nel forum Forum generale, in RiformAttiva - Supporto al lavoro dei gruppi tematici

Quesiti formulati durante il ciclo di webinar per l'area tematica Valutazione delle performance, realizzati con il supporto degli esperti di PwC Italy.

1. La performance individuale deve essere illustrata/comunicata con la Relazione sulle Performance?

Risposta:

“La Relazione sulla Performance è “uno strumento di accountability attraverso il quale l’amministrazione può̀ rendicontare a tutti gli stakeholder, interni ed esterni, i risultati ottenuti nel periodo considerato”. La scelta di rappresentare e performance individuali nella relazione dipende dalla presenza o meno nel Piano della Performance di obiettivi individuali.

In linea di massima si consiglia di limitare la presenza di obiettivi individuali nel piano e di conseguenza nella relazione, utilizzando ove necessario quelli di particolare valenza strategica associati ai ruoli apicali.”

2. Quale differenza tra Relazione sulla Performance e Relazione su attuazione SMVP?

Risposta:

“Come segnalato nella risposta precendete la Relazione della Performance è uno strumento volto ad illustrare i risultati istituzionali ed organizzativi conseguiti dall’amministrazione.

La Relazione sull’attuazione del SMVP riguarda, nell’ambito del Ciclo della Performance, l’analisi e la valutazione da parte dell’OIV della corretta applicazione degli strumenti e delle prescrizioni ivi presenti. L’esito di tale monitoraggio è contenuto appunto in una specifica relazione la cui finalità è quella di evidenziare criticità, punti di forza e proposte di miglioramento. Tale documento può essere incluso o allegato alla Relazione sulla Performance.”

3. Quali gli strumenti di valutazione individuale della performance dei dipendenti?

Risposta:

“La Performance Individuale è il risultato dell’insieme dei risultati raggiunti e dei comportamenti attuati. Per valutare la Performance Individuale è generalmente opportuno fare riferimento a 3 voci principali: i Risultati riferiti ad “obiettivi organizzativi”, i risultati riferiti ad “obiettivi individuali” e competenze e comportamenti attuati.

Per quanto riguarda la valutazione riferita ai risultati è necessario fare riferimento alle regole per la corretta misurazione e valutazione degli obiettivi e dei relativi indicatori. Tali regole se ben applicate restituiscono in maniera semplice ed efficace il quadro valutativo.

Per quanto riguarda la valutazione dei comportamenti, che potrebbe rappresentare un ambito maggiormente soggettivo ed opinabile è opportuno che l’amministrazione si doti di strumenti che supportino i valutatori nell’analisi e nel giudizio dei comportamenti attuati dai dipendenti, rendendo quanto più omogeneo e coerente il modello di valutazione all’interno dell’organizzazione. In quest’ottica strumenti particolarmente significativi e utili sono i “dizionari dei comportamenti e delle competenze” che descrivono i comportamenti attesi e definisco i differenti gradi di valutazione associandoli a descrittori.

Il livello “adeguato” di un determinato comportamento, prendiamo ad esempio “Utilizzo della strumentazione informatica” potrebbe essere inteso in maniera differente a seconda del valutatore.  Un sistema di riferimento efficace limita le diverse possibili interpretazioni chiarendo e definendo i comportamenti associati al livello di giudizio, ad esempio associando il giudizio “adeguato” al descrittore: “Utilizza con discreta frequenza e in autonomia le principali funzioni dei principali software dedicati e di office automatition”.

4. Nella valutazione della performance della PA, non abbiamo un "vero" riscontro da parte dell'utenza di efficacia ed efficienza.

Risposta:

“Al fine di rafforzare il contributo valutativo da parte degli stakeholder interni ed esterni la riforma Madia attraverso il d.lgs. 25 maggio 2017, n. 74 ha inteso rafforzare il ruolo dei cittadini e utenti nel ciclo di gestione della performance. Il nuovo articolo 19-bis, infatti, ha introdotto delle innovazioni incidendo sulla disciplina relativa al coinvolgimento di cittadini ed utenti nel processo di misurazione della performance organizzativa. Come indicato nelle Linee Guida N°4 DFP del novembre 2019 “Il coinvolgimento di cittadini e utenti nel processo di valutazione della performance (…) è funzionale al perseguimento delle finalità intrinseche dei sistemi di valutazione delle prestazioni (performance management). Questi, infatti, non sono dei semplici sistemi informativi interni, ma puntano ad incidere su dimensioni quali l’impatto delle politiche e dei servizi pubblici sulla collettività e la fiducia dei cittadini nelle amministrazioni pubbliche.”

5. La responsabilità di un ottimo ciclo di performance da chi dipende? lo chiedo per capire come mai nella riforma madia gli individui che partecipano al ciclo non vengono mai poi informati su regole, obiettivi, risultati.

Risposta:

“Non è facilmente definibile una ricetta univoca per la realizzazione di un ciclo della performance ottimale. Elementi particolarmente rilevanti per rendere maggiormente impattante ed efficace il ciclo della performance sono sicuramente legati a:

  • Una classe politica consapevole della rilevanza dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance e della sua corretta applicazione.
  • Una dirigenza capace di lavorare per obiettivi e condividerli con i propri collaboratori.
  • Una partecipazione attiva degli attori coinvolti sia nella fase di programmazione che nella fase di monitoraggio.”

6. La performance organizzativa riguarda la performance dell'intera organizzazione o, separatamente delle singole strutture, oppure è integrata da entrambi gli elementi (organizzazione e strutture)?

Risposta:

“La Performance di un ente può essere misurata attraverso diversi livelli:

  • La Performance Istituzionale che è legata al raggiungimento di indicatori e risultati particolarmente significativi per la mission dell’ente e fondamentali per l’accountability democratica.
  • la Performance Organizzativa complessiva d’ente
  • la Performance Organizzativa di struttura/servizio che fa riferimento alle singole unità organizzative.

La Performance Organizzativa complessiva d’ente può essere calcolata generalmente attraverso la media delle performance delle singole strutture e/o sulla base del raggiungimento di indicatori specifici legati prevalentemente alle dimensioni di efficacia ed efficienza dell’ente nel suo insieme.

La Performance Organizzativa di struttura invece può essere calcolata facendo riferimento alla media dei risultati raggiunti per gli obiettivi associati all’unità organizzativa.”

7. Il piano è annuale, ci sono periodi in cui attuare le varie fasi? Entro quando fare la programmazione, la valutazione, la comunicazione, ecc.?

Risposta:

“Il Piano della Performance è un documento programmatico che ha prospettiva triennale e che va approvato ed adottato annualmente. I termini indicati dal DFP per adottare e pubblicare il Piano delle Performance fanno riferimento alla data del 31 gennaio.

È auspicabile che l’amministrazione attui un monitoraggio intermedio dei risultati raggiunti entro il 30 giugno ed un monitoraggio finale entro i 31/12. 

Per quanto riguarda la Relazione annuale sulla performance va adottata, validata e pubblicata entro il 30 giugno dell’anno successivo.”

8. In fase di riorganizzazione di un Ente il piano precedente come può essere rimodulato in funzione del cambiamento? D'altra parte anche la riorganizzazione dovrebbe essere considerata essa stessa obiettivo strategico di performance.

Risposta:

“In termini gestionali sarebbe opportuno pianificare la riorganizzazione di un ente ad inizio anno in modo da garantire la misurabilità ed il raggiungimento dei risultati precedentemente posti.

Qualora questo non fosse possibile è opportuno fare riferimento agli elementi che emergono dal monitoraggio in itinere sull’impatto prodotto dalla riorganizzazione sul raggiungimento dei risultati previsti. Nel caso i cui gli scostamenti siano particolarmente significativi è opportuno riconsiderare gli obiettivi e gli indicatori del piano della performance attuando, soprattutto se la riorganizzazione cade nella seconda parte dell’annualità, una doppia valutazione relativa ai risultati raggiunti relativamente agli obiettivi posti. 

La riorganizzazione dell’amministrazione può essere il riferimento per lo sviluppo di obiettivi specifici per strutture o uffici che ne hanno diretta competenza o responsabilità (ad esempio Ufficio del personale)”.

9. Come superare le resistenze dovute ai rischi della valutazione partecipativa?

Risposta:

“La valutazione partecipativa va intesa come un sistema complesso ed articolato che va costruito nel tempo e che è orientato ad una progressiva integrazione della cittadinanza sia nei processi di pianificazione che nei processi valutativi relativi alle performance dell’ente. Al fine di limitare le resistenze interne alle organizzazioni all’attuazione di questo approccio è opportuno considerare la necessità di implementare questo ambito in maniera graduale e lavorare all’interno dell’organizzazione sia sulla cultura della valutazione e della partecipazione che sugli strumenti di coinvolgimento degli stakeholder definendo livelli di approfondimento e consultazione differenziati.”

10. In merito alla partecipazione della parte "politica" a cosa ci si riferisce? Resistenze di organizzazione o di ricompense?

Risposta:

"In merito alla partecipazione della “parte politica” (che a mio avviso è condizione indispensabile per iniziare il cambiamento) mi riferivo al fatto che, essendo dei processi a tutti gli effetti “strategici”, ritengo che gli amministratori (nel caso di Enti Locali, ad es. Sindaco ed assessori al personale in primis) debbano essere consapevoli, partecipativi e propositivi di fronte a tali “innovazioni” (tramite il Segretario Generale, figura apicale dell’Ente) - che riguardano sia l’intera organizzazione sia gli stakeholders in genere - e che, inevitabilmente, comportano/comporteranno importanti ripercussioni sulla performance organizzativa ed individuale (per come sono e/o saranno riviste alla luce delle recenti normative). 

Più semplicemente, ci devono credere ed essere appunto consapevoli che il cambiamento comporta/comporterà anche risvolti sulla predisposizione degli obiettivi (approvati appunto dall’organo politico) e quindi sulla valutazione dirigenziale che conseguentemente non sarà più pari al massimo…”