RiformAttiva - Metodi e strumenti per l'implementazione e diffusione attiva della riforma della PA

letto 684 voltepubblicato il 25/02/2021 - 16:31 nel blog di Redazione Web OT11OT2

Le finalità 

Il progetto RiformAttiva-Metodi e strumenti per l’implementazione e diffusione attiva della riforma della PA - realizzato dal Dipartimento della Funzione Pubblica con il supporto di Formez PA – aveva l’obiettivo di sostenere l’attuazione della riforma della Pubblica Amministrazione (L.124/2015) attraverso un percorso di sperimentazione, accompagnamento e diffusione verso le Amministrazioni territoriali di modelli, soluzioni e strumenti relativi alle principali aree di interesse della riforma.

Il driver progettuale si è fondato sull’individuazione di indirizzi comuni e su un approccio di co-progettazione di pratiche con gli attori istituzionali coinvolti.

Le aree di interesse delle azioni pilota sono state individuate tenendo conto delle dimensioni principali della capacità istituzionale coniugate con i contenuti della riforma:

  • semplificazione: procedure di autorizzazione per cittadini e imprese, tempi di rilascio, conferenza dei servizi e modulistica unica;
  • trasparenza e accesso civico: implementazione del FOIA, procedure di gestione dei processi decisionali e documentali coerenti con il diritto all’accesso, adeguamento e sviluppo dei sistemi di gestione dell’archiviazione e classificazione dei dati e degli atti pubblici;
  • programmazione e gestione risorse umane: implementazione del Piano triennale dei fabbisogni di personale, individuazione delle competenze chiave in rapporto alle strategie e al portafoglio attività/servizi, innovazione dei sistemi professionali;
  • ciclo della performance: revisione dei sistemi di valutazione, miglioramento della qualità dei piani della performance, integrazione tra programmazione strategico/finanziaria e piano della performance, introduzione della valutazione partecipativa.
     

La struttura dell’intervento

La struttura dell‘intervento si è articolata in tre fasi:

  • Sperimentazione: definizione delle specifiche tematiche e dei focus applicativi, costruzione di una Community, progettazione preliminare di alcuni modelli/strumenti di intervento, prima implementazione dei modelli/strumenti su 17 Amministrazioni;
  • Modellizzazione: progettazione esecutiva di modelli/strumenti/soluzioni, accompagnamento a circa un centinaio di Amministrazioni territoriali all'implementazione di modelli e soluzioni ed alla costruzione di pratiche specifiche;
  • Diffusione: condivisione all'interno della Community di pratiche e risultati, diffusione di strumenti/soluzioni/pratiche versus altre 67 Amministrazioni.

 

Le Amministrazioni destinatarie

Il progetto RiformaAttiva ha coinvolto complessivamente 205 amministrazioni (considerando anche quelle che non hanno portato a termine il percorso) con attività di supporto on site e a distanza per un totale di oltre 450 incontri, con il coinvolgimento di 590 tra funzionari e dirigenti impegnati nell’implementazione dei piani di lavoro definiti con il supporto degli esperti. Le attività del progetto, ed in particolare la strumentazione messa a punto, è stata inoltre veicolata ad altre complessive 759 che hanno partecipato ai webinar realizzati.

 
I risultati per ambito di intervento

Ognuno dei quattro ambiti di intervento su cui Riformattiva si è articolata ha prodotto risultati in relazione alle caratteristiche della tematica:

a) Semplificazione

Le Azioni di supporto ed affiancamento hanno riguardato l'individuazione e la sperimentazione di soluzioni organizzative e indicazioni operative necessarie a garantire l’attuazione degli strumenti di semplificazione introdotti dalla Riforma per quanto riguarda Conferenza dei Servizi, SCIA e AUA.

Il percorso di accompagnamento si è articolato nell’analisi del quadro normativo di riferimento, nell’analisi delle modalità di gestione dei procedimenti, nel supporto on the job alle Amministrazioni e nella definizione e sviluppo di strumenti per migliorare la sinergia tra le Amministrazioni e gli Enti coinvolti nei procedimenti.

 

b) FOIA

L’azione si è focalizzata sugli aspetti giuridici, sulla dimensione organizzativa, su quella della accessibilità on line e della digitalizzazione dei processi nonché su quella informativa/comunicativa legate alla gestione dei procedimenti e del processo FOIA.

L’intervento ha riguardato:

  • Disseminazione di conoscenze aggiornate in ordine agli strumenti (giuridici, organizzativi e tecnologici).
  • Analisi delle disfunzioni, aggiornamento delle procedure obsolete e razionalizzazione dei processi organizzativi attraverso la condivisione di prassi e il confronto di esperienze;
  • Diffusione di esperienze, strumenti e output attraverso il confronto e lo scambio con amministrazioni coinvolte nel progetto.
  • Sviluppo di una rete con funzioni di supporto tecnico-amministrativo nei confronti degli enti locali da parte delle province, tramite i rispettivi help desk o centri di competenza FOIA.

Le azioni di diffusione dei risultati si sono concentrate su 3 direttrici:

  • Un’opportunità di rilancio per le Province come “enti-guida” nei rispettivi territori, fornendo assistenza tecnico-operativa in questo ambito ai comuni solitamente in difficoltà nel destinare specifiche risorse all’attuazione del FOIA e alle conseguenti attività di riordino regolamentare e razionalizzazione procedurale e organizzativa. 
  • Disseminazione di conoscenze e competenze in materia di accesso civico generalizzato e anche di azioni, strumenti e possibili soluzioni organizzative e applicative. 
  • Tavoli di scambio di esperienze e messa in comune di soluzioni avanzate per gestire in modo efficace l’accesso generalizzato e migliorare la trasparenza, attraverso il confronto con esperienze maturate dalle amministrazioni pilota coinvolte nel Progetto RiformAttiva.
     

c) Programmazione /Gestione Risorse Umane

L’intervento ha riguardato quattro dimensioni:

  • Programmazione del Piano Triennale del Fabbisogno del Personale. Questo strumento consente di costruire un modello dinamico di pianificazione delle Risorse Umane che tenga conto delle priorità strategiche, del portafoglio di servizi/attività, delle competenze necessarie, della capacità finanziaria dell’Ente che deve sostenere i processi di selezione e sviluppo delle RR.UU. 
  • Adeguamento dei Sistemi professionali degli Enti ad un modello Competency-based human resource management. Le competenze professionali, comportamentali e manageriali mutano progressivamente e impongono un’evoluzione complessiva dei sistemi professionali che passano da una struttura rigida e poco differenziata fondata su ruoli/mansioni ad un’articolazione flessibile e professionale fondata su profili/competenze. 
  • Costruzione di strumenti per consentire alle Amministrazioni di rivedere il proprio assetto professionale, facendo delle competenze la leva fondamentale di change management. È stata costruita una Library dinamica dei Profili Professionali (LPP), strutturata rispetto a 5 aree Professionali caratteristiche del Policy Cycle, che consente di accedere ad un repertorio dinamico di 350 profili professionali. La LPP poggia su un Dizionario delle competenze composto da 48 competenze tecniche professionali, 124 competenze specialistiche e 26 competenze comportamentali, aggiornabili costantemente.
  • Costruzione di percorsi/modelli di selezione e di valutazione/valorizzazione delle risorse umane in grado di integrare gli strumenti di programmazione/gestione. Questo ha consentito in alcuni casi di procedere all’individuazione delle figure professionali da reclutare; in altri casi di connettere le modalità di valutazione delle performance individuale (per quanto riguarda le competenze possedute/agite).
     

d) Ciclo della performance

L’intervento ha riguardato quattro dimensioni:

  • Adeguamento dei Sistemi di Misurazione e Valutazione in essere ai principi e agli orientamenti dettati dall’attività di soft regulation del DFP. Questa azione di revisione ha consentito di ri-orientare i sistemi rispetto ai cambiamenti organizzativi e strutturali delle Amministrazioni, assecondando i percorsi di innovazione e change management in corso.
  • Integrazione tra Programmazione strategico-Finanziaria e piano della performance al fine di irrobustire la centralità della performance ed esaltarne la finalità programmatoria.
  • Miglioramento della qualità/incisività dei Piani della Performance sia attraverso interventi di empowerment che attraverso la messa a disposizione delle Amministrazioni di un data set di obiettivi e di una Library degli Indicatori in modo da utilizzare un patrimonio informativo e rafforzare l’efficacia dei Piani. 
  • Implementazione della valutazione partecipativa. L’uso di un Vademecum ha consentito un approccio smart alla complessità del tema e ha permesso alle amministrazioni interessate di avviare le prime attività (selezioni dei servizi, stakeholders map, etc.) riconducendo a sistema le azioni di customer satisfaction già realizzate.