Regole sulla conservazione del documento informatico

letto 64 voltepubblicato il 02/12/2021 - 19:20

Prima di analizzare brevemente il contenuto delle nuove Linee guida dell' AgID in materia di conservazione del documento informatico, è necessario soffermarci sulla natura giuridica di quegli atti di nuova introduzione nell'ordinamento chiamati appunto Linee guida. Stando ad un parere del Consiglio di Stato (il n. 2122/2017), nell'ambito della gerarchia delle fonti del diritto, esse dovrebbero essere considerate come atto di regolazione sia pur tecnico, giustiziabili dinanzi al G.A. Con riferimento alle linee guida dell'ANAC, lo stesso Consiglio di Stato (parere n. 885/2016), asseriva come fosse necessario "compensare la maggior flessibilità del principio di legalità sostanziale, con un più forte rispetto di criteri di legalità procedimentale". La regolamentazione in materia di conservazione, è contenuta massimamente nel CAD. (D.lgs 82/2005). In seguito sono intervenute le Linee guida dell'AgID, che sono state oggetto di previa consultazione pubblica da parte delle Amministrazioni competenti, il Garante per la Privacy e la Conferenza unificata. Fermo restando che la principale fonte normativa in materia di conservazione dei documenti informatici è il CAD, il D.P.C.M. del 2013 delinea i modelli organizzativi alla stregua dei quali deve operare un sistema di conservazione. Questi modelli sono sostanzialmente due. Il primo modello prevede che la conservazione venga svolta "all'interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare". Nel secondo modello la conservazione avviene "affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche". In questo caso, l'affidamento sarà effettuato "mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal Responsabile" della conservazione. "Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento". Qualunque sia il modello prescelto, questo deve assicurare " la distinzione logica tra conservazione e gestione. Secondo la normativa tecnica, il sistema di conservazione è "l'insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici". In proposito è opportuno far menzione del "pacchetto informativo". Con questa espressione si intende "un contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche) oppure anche solo i metadati riferiti agli oggetti da conservare". I "pacchetti informativi" utilizzati in un processo di conservazione sono tre: a) il pacchetto di versamento, con il quale le informazioni sono inviate al sistema di conservazione; b) il pacchetto di archiviazione, dato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento e c) il pacchetto di distribuzione che non è altro che un pacchetto informativo rilasciato dal sistema di conservazione all'utente dietro sua richiesta. Le nuove Linee guida dell'AgID, disciplinano lo scarto dei documenti prodotti dalle P.A.. Esso è definito come "un'operazione con cui si eliminano definitivamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti non più rilevanti ai fini giuridico-amministrativo e storico-culturale". Il testo normativo afferma che "i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche possono essere oggetto di selezione e di scarto nel sistema di conservazione nel rispetto della normativa sui beni culturali".