L’help desk accesso FOIA. Una modalità e un’opportunità per organizzarsi meglio. Prime riflessioni dalle sperimentazioni fatte con gli enti RiformAttiva

letto 44 voltepubblicato il 03/07/2019 - 15:32, in Accesso civico generalizzato

In questa fase più avanzata dell’intervento complessivo di accompagnamento di RiformAttiva sull’attuazione e gestione dell’Accesso generalizzato (FOIA) e a quasi tre anni dall’entrata in vigore della norma e della esperienza maturata dagli enti, uno degli aspetti affrontati riguarda i processi organizzativi interni con cui le amministrazioni si attrezzano o si stanno attrezzando ancora per gestire le richieste FOIA.

Parliamo nello specifico dell’help desk, modalità organizzativa che la circolare 2/2017 del Dipartimento Funzione Pubblica evidenzia, invitando le amministrazioni a dotarsene per la corretta e più efficace gestione del FOIA.  Soprattutto una struttura, nel tempo, capace di costruire il know how necessario per aiutare uffici competenti e personale coinvolto ad armonizzare le prassi.

Le pratiche riconducibili al FOIA non sono ancora molte e tuttavia, anche e proprio considerando la compresenza delle altre tipologie di accessi e la gestione delle relazioni tra queste (oltre alle note carenze di risorse a fonte di nuovi obblighi normativi a costo zero), l’intervento di accompagnamento si è concretizzato in questi mesi, accanto al supporto formativo, giuridico e di reingegnerizzazione dei processi, su una riflessione approfondita su come organizzare il gruppo di lavoro “help desk”, come deve funzionare, quale missione intestarsi, come diffondere nell’ente le buone pratiche che man mano si istruiscono e consolidano.

Oggetto dell’attività di accompagnamento svolta ad oggi su questo versante è quindi il funzionamento dell’help desk che, ricordiamo, si suggerisce nella circolare, è un gruppo di lavoro trasversale e non un ufficio.

RiformAttiva ha in tale ambito già prodotto e reso disponibile nei mesi scorsi alle nostre amministrazioni, tra gli strumenti utili, una Nota metodologica sull’help desk insieme alla flow chart.  A partire da questo materiale (qui disponibile), sono state condivise e realizzate, laddove il tema era anche oggetto e risultato atteso dei piani di lavoro di ciascun ente, specifiche attività/incontri, riflessioni guidate e molto serrate, con il personale allo scopo individuato dalle amministrazioni (già formalmente o in via di costituzione).

Da queste attività possiamo iniziare a trarre e condividere qui alcune prime riflessioni utili.

In generale, sono state occasione per chi ha partecipato (il gruppo di lavoro dell’ente individuato per il progetto in primis insieme al Segretario generale) e di conseguenza per l’amministrazione, per prendere atto più concretamente di cosa fare e come per lavorare meglio e supportare gli uffici competenti e insieme rispondere nella maniera più soddisfacente alle richieste, dando così anche segnali tangibili della attenzione alla domanda di trasparenza che arriva da cittadini e chiunque.

La storia e le prassi degli enti in materia di trasparenza e di accesso alle informazioni – oltre che un minimo di capacità e dotazione in termini anche di personale e/o di competenze -  hanno il loro peso certamente nell’attenzione al tema e nella costituzione, formale (prevedendo l'HD dentro un atto interno) e sostanziale, di questa modalità di organizzazione.

In alcuni casi (ad es. per l'Unione dei Comuni Valle del Savio, capofila Comune di Cesena), la giornata è stata l'occasione per lavorare, come ci hanno detto, sulla "costruzione dell'identità dell'HD" e questo sia all'interno del gruppo HD che nei rapporti con il resto dell'organizzazione.

In altri (il Comune di Fucecchio), la giornata è stata l'occasione per "condividere, con il gruppo, il governo del processo del sistema degli accessi in generale e del Foia in particolare", più che sulle  finalità e l'organizzazione dell'HD.

Altrove ancora, come nel caso del comune di Erice, che ha costituito intanto formalmente l'HD, la giornata è stata l'occasione per "capire esattamente di cosa si tratta e cominciare a ragionare su prossimi steps operativi, anche per iniziare a dare visibilità e sostanza al gruppo di lavoro.

Un cambiamento culturale prima di tutto, necessario  e difficile al contempo da realizzarsi, a fronte delle difficoltà e carenze oggettive, ma anche un’occasione per ripensare, proprio sulle basi esistenti, modalità di organizzarsi più efficaci nel tempo.

Un dato comune che emerge ad oggi nell’esperienza RiformAttiva riguardo il tipo di supporto che l’HD può fornire, in attesa anche di un numero maggior di istanze FOIA, è quello alla migliore distinzione/qualificazione delle istanze di accesso, tra  accesso FOIA o accesso documentale- 241/90, che ancora rappresenta spesso il numero più consistente. Accanto, l’educazione alla conoscenza interna del FOIA (avendo il gruppo  - anche 2-3 persone - maturato le conoscenze adeguate), o anche una attività periodica di analisi dei dati delle istanze finalizzata a migliorare l’armonizzazione delle prassi di gestione e di risposta.

Un altro aspetto riscontrato nel percorso, anche oltre le sperimentazioni fatte, è  che la composizione dell’help desk coincide spesso con il gruppo di lavoro del progetto individuato a monte dall’ente per il progetto. E’ intuibile che tale scelta abbia a che vedere spesso con l’opportunità che le amministrazioni hanno colto attraverso la partecipazione al progetto e la costituzione di un gruppo di lavoro dedicato nel piano di lavoro e quindi mediamente più coinvolto nelle attività previste soprattutto la formazione mirata e calibrata alle esigenze.

L’HD infine sta divenendo occasione per gli enti sovra comunali coinvolti (Provincia di Livorno ad es.) per aprirsi, attraverso l’HD, verso la cittadinanza, o in altri casi (Consiglio regionale Puglia), per aprire un  varco di collaborazione/consulenza verso i comuni del territorio per supportarli nella gestione dei procedimenti più frequenti.

Vedremo e monitoreremo e ci confronteremo anche nei prossimi mesi con altri enti e quando il percorso, le esperienze e gli esiti di RiformAttiva su questo e su tutti i versanti affrontanti in questi due anni di lavoro sul tema FOIA saranno occasione di diffusione e confronto a livello nazionale.

Leggi l'articolo anche sul sito: OT11OT2

http://www.ot11ot2.it/notizie/l%E2%80%99esperienza-di-riformattiva-nell%E2%80%99accompagnamento-all%E2%80%99applicazione-del-foia-esperienze